Follow-up depois da reunião: a cadência de mensagens, a temperatura e o envio pelo WhatsApp

Depois de uma reunião, o Hades monta uma cadência: uma sequência de até 5 toques (mensagens) para você retomar o contato, cada um com o dia, o canal, o objetivo e o texto já escrito a partir do que foi dito na call. Você lê, mexe no que quiser e aprova. Os toques aprovados aparecem na sua Agenda no dia certo. Os de WhatsApp podem sair sozinhos, na hora que você marcar, se você der um segundo ok. É do plano Oráculo ou superior.

O que precisa estar pronto

• Plano Oráculo ou superior. Em planos abaixo, o cartão Follow-up da reunião aparece com cadeado. Se a sua empresa tem o plano mas o seu assento ainda não foi promovido, a tela avisa, e quem administra promove em Equipe.
• Uma reunião com conversa. Reunião com menos de duas falas é curta demais e o Hades diz isso em vez de montar.
• Para o envio sozinho: um WhatsApp conectado ao Hades (o da empresa ou o seu). Sem ele, o follow-up continua funcionando, mas manual: você copia e manda cada mensagem. Veja conectar o WhatsApp da empresa.

Passo a passo

1. Se ainda não fez, informe como a reunião terminou (Fechou, Perdeu, Follow-up...). Isso muda a cadência: reunião fechada vira toques de implantação, próximos uns dos outros; reunião perdida vira toques bem espaçados. Veja informar o desfecho.
2. No menu da esquerda clique em Calls, depois na aba Reuniões, e abra a reunião.
3. Clique na aba Próximos passos. Mais embaixo está o cartão Follow-up.
4. Clique em Montar follow-up. O botão muda para Montando a cadência... por alguns segundos e a tela da cadência abre sozinha, com o título A cadência que eu recomendo. (Se a reunião já tem uma cadência, ela aparece como Cadência montada, com a etiqueta aprovada ou aguardando você, e o botão vira Montar outra cadência.)
5. Leia o bloco Por que esta cadência: é a estratégia que o Hades pensou e, quando existe, o risco que ele viu.
6. Confira o bloco Temperatura do cliente (explicado logo abaixo). Se não concordar, clique em Quente, Morno ou Frio.
7. Revise cada toque. Em cada cartão você pode trocar o canal, o dia, a hora, o objetivo e o texto da mensagem. Clique em Salvar toque em cada um que mexer. Copiar mensagem copia o texto para você colar onde quiser.
8. No fim da página, clique em Aprovar cadência. Aparece Cadência aprovada, os toques estão na agenda. Até aprovar, nada disso aparece na Agenda.
9. Para os toques de WhatsApp saírem sozinhos, use o bloco Envio automático, que só aparece depois de aprovar: preencha a hora de cada toque de WhatsApp, confira o WhatsApp do cliente (com DDD), escolha o número em Sair pelo número (se você tiver mais de um) e clique em Confirmar envio automático.

A temperatura do cliente

A temperatura diz o quão perto da decisão o cliente está, e é ela que define em que dias os toques caem. O Hades procura na conversa sete sinais, cada um com o trecho da fala que o prova (o trecho é conferido contra a transcrição; sinal sem prova não conta). Mostra o que achou no bloco: cinco sinais a favor, como Próximo passo com data, Decisor envolvido, Prazo ou urgência, Pediu proposta ou preço e Dor com número, e dois contra: Adiou sem data e Objeção em aberto. Quem soma os pontos e decide a faixa é o sistema, não a IA.

• Quente — toques próximos: o primeiro costuma cair no dia seguinte à reunião, e o último em até umas 2 semanas.
• Morno — toques espaçados: o primeiro entre 2 e 3 dias depois, o último por volta do dia 40.
• Frio — toques bem espaçados, sem pressionar: o primeiro entre 4 e 7 dias depois, o último até o dia 60.
• Se você já informou Fechou, a reunião nasce Quente; se informou Perdeu, nasce Fria, sem olhar os sinais. Se o cliente deu um prazo ("falo com os sócios dia 10"), a régua inteira anda para frente até o primeiro toque cair depois dele.
• Se o Hades não achou sinal nenhum legível, a cadência fica sem temperatura: os dias são os que a IA escolheu, e a tela pede que você escolha uma.

Para trocar, clique em Quente, Morno ou Frio. Isso recalcula só os toques que ainda não foram feitos; os que já saíram não mudam. As mensagens não são reescritas: se alguma cita prazo ("te chamo amanhã"), mude o texto. E se a cadência já estava aprovada, ela volta para aguardando você e sai da fila de envio: confira e aprove de novo.

Quando a cadência para sozinha

Se o cliente responder pelo WhatsApp depois que você confirmou o envio automático, os toques que ainda não saíram param, e você recebe o aviso O cliente respondeu no sino. Na tela da cadência aparece "O cliente respondeu. Os próximos toques pararam até você reaprovar." Quem reaprova é você: converse com o cliente e, se quiser retomar, clique em Reaprovar envios. Só enxerga resposta de WhatsApp com o número conectado; resposta por e-mail ou ligação o Hades não vê.

Onde ver o que está agendado

• Calls → Follow-ups: a lista de cadências, com uma bolinha por toque (D3 é o toque do dia 3), quantos já foram feitos, o próximo e um botão Marcar toque feito. Cadência com toque atrasado vai para o topo.
• Calls → Agenda: os toques aprovados aparecem no dia certo, junto das suas reuniões, com a mensagem pronta.
• Dentro da cadência: cada toque de WhatsApp na fila mostra Agendado: sai ..., Saindo agora., Enviado sozinho ..., ou o motivo se não saiu. Para cancelar um, clique em Tirar da fila.
• Google Agenda: se a sua conta do Google estiver conectada, cada toque agendado também entra lá como um lembrete de 15 minutos. Veja conectar o Google Agenda.

Se a reunião está ligada a um cliente com negócio aberto, aprovar a cadência leva o card dele para a etapa Follow-up. O Hades só move para frente: um negócio que já estava em Proposta continua lá.

Se não funcionou

• "Follow-ups são do plano Oráculo" — o cartão está com cadeado. Veja o plano em Planos, no menu da sua conta.
• "Essa reunião é curta demais para virar cadência" — a conversa teve menos de duas falas.
• "A IA não conseguiu montar" — clique em Montar follow-up de novo. Se repetir, fale com a gente pelo chat.
• "Nenhum WhatsApp conectado" — o envio automático precisa de um número conectado. Clique em Conectar WhatsApp no próprio bloco, ou use o follow-up manual com Copiar mensagem.
• "Preencha a hora de todos os toques de WhatsApp antes de confirmar" — a hora de cada toque nasce em branco de propósito. Preencha em cada cartão, clique em Salvar toque e confirme de novo.
• "Um toque está com a hora no passado" — mude a data ou a hora desse toque.
• Um toque ficou como lembrete e não vai sair sozinho — só toque de WhatsApp, com mensagem, com hora, e dentro dos próximos 60 dias, sai sozinho. E-mail, ligação e "Outro" ficam como lembrete na Agenda.
• Mexi num toque e ele sumiu da fila — é assim: editar um toque agendado o tira da fila, e você precisa confirmar o envio de novo.
• "Não sei se saiu. Confira no celular antes de mandar de novo." — o Hades não conseguiu confirmar o envio. Ele nunca manda de novo por conta própria: abra a conversa no seu WhatsApp e veja antes de reenviar.
• Marquei "Marcar toque feito" e a mensagem ia sair sozinha — marcar como feito tira a mensagem da fila. Isso é de propósito, para o cliente não receber duas vezes.

O que o Hades não faz

• Não manda nada sem os seus dois oks. O primeiro é Aprovar cadência; o segundo é Confirmar envio automático, com a hora de cada toque e o número escolhidos por você. Com mais de um número conectado, nenhum vem marcado: você tem que escolher.
• Não manda depois que o cliente responde. Os toques que faltam param até você reaprovar.
• Não manda mensagem muito atrasada. Se a hora marcada passou há mais de 30 minutos (por exemplo, o sistema ficou fora do ar), a mensagem não sai e aparece como não enviada.
• Não reescreve as mensagens quando você troca a temperatura, e não passa de 5 toques por cadência.
• Não promete resultado. A cadência é uma sugestão organizada do que dizer e quando; quem decide e responde o cliente é você.