Usar as conversas do WhatsApp

As conversas do WhatsApp ficam em Clientes → Conversas (menu da esquerda, depois a aba Conversas). É a caixa de entrada do número que você conectou: você lê, responde e vê a ficha do contato ao lado. Vale do plano Oráculo em diante; abaixo disso a aba mostra o cadeado e o botão Ver os planos. No Semideus, o assento que ainda não foi promovido ao Oráculo vê a frase de que o assento precisa ser promovido em Equipe. Para ligar um número, veja Conectar o WhatsApp da empresa.

Achar uma conversa

1. Abra Clientes → Conversas. As conversas mais recentes ficam no topo da lista.
2. Se você enxerga mais de um número, aparecem botões no alto da lista (por exemplo Operação e Meu número, ou o nome de cada número). Clique no número que quer ver.
3. Para procurar, digite em Buscar nome ou número. Os filtros Todas, Não lidas e Sem prospect restringem a lista.
4. Clique na conversa. No alto dela, o botão Ficha abre ou fecha o cartão do contato (prospect, campanha, negócio e última reunião).

Responder e agir sobre uma mensagem

1. Escreva no campo Mensagem. Enter envia e Shift+Enter pula linha. Também dá para clicar em Enviar.
2. Para citar uma mensagem, passe o mouse sobre ela e clique em Responder; o campo passa a mostrar «Respondendo a…».
3. Para reagir com emoji, passe o mouse sobre a mensagem e clique em Reagir; escolha um dos emojis rápidos ou Mais emojis. Clicar de novo no mesmo emoji tira a reação. Para pôr um emoji no texto, use o botão Escolher emoji, dentro do campo.
4. Em Mais ações (os três pontinhos da mensagem) ficam Encaminhar (sai pelo mesmo número, marcada como encaminhada e sem a sua assinatura) e Apagar para todos, que só vale para mensagem sua e só até 48 horas depois de enviar. O Hades pede a confirmação antes.

Abaixo da mensagem que você mandou aparecem os tiques do WhatsApp: relógio (enviando), um tique (enviada), dois (entregue) e dois azuis (lida). Duas palavras merecem atenção: não saiu (a mensagem não saiu com certeza; em alguns casos aparece o botão Tentar de novo) e não sei se saiu (a conexão caiu antes da resposta). No segundo caso, confira no celular antes de mandar de novo — o Hades nunca reenvia sozinho, para o cliente não receber a mesma mensagem duas vezes. Mensagens que você mandou direto do celular aparecem marcadas do celular.

Áudio e arquivos

1. Arquivo: clique no clipe (Anexar arquivo), ou cole um print com Ctrl+V, ou arraste o arquivo para dentro da conversa. Aparece uma prévia com Enviar para o nome do contato e o campo Legenda (opcional). Clique em Enviar.
2. Áudio: com o campo de mensagem vazio, o botão de microfone (Gravar áudio) aparece no lugar do Enviar. O navegador pede permissão para o microfone na primeira vez. Clique, fale, e clique em Parar e ouvir.
3. Ouça a gravação e clique em Enviar, ou em Descartar áudio se não gostou. Cancelar gravação desiste no meio.

• Foto (JPG, PNG, WebP), vídeo (MP4), áudio e documento; os outros formatos (um GIF ou um vídeo .mov, por exemplo) vão como documento. A tela avisa se o arquivo passar de 16 MB (foto, vídeo e áudio) ou 25 MB (documento).
• A nota de voz grava no mínimo 1 segundo e para sozinha em 10 minutos.
• A legenda tem até 1.024 caracteres, e áudio vai sem legenda.
• Áudio, foto e documento que o contato mandar tocam ou abrem na própria conversa. Se a aba do navegador bloquear o microfone, clique no cadeado ao lado do endereço do site, libere o Microfone e tente de novo.

O seu nome no topo da mensagem

Nos números da empresa (operação e números extras), cada mensagem que você manda sai com o seu nome em negrito na primeira linha e o texto embaixo, como nos CRMs de atendimento: o cliente lê Ana Souza: e, na linha seguinte, a mensagem. Sai assim no botão Enviar, na legenda de um arquivo e na mensagem agendada. Não vai em nota de voz, em arquivo sem legenda, em mensagem encaminhada, nem no seu WhatsApp pessoal, que nunca assina. Embaixo do campo, a tela diz Sai assinada como … com o link Mudar.

1. Clique na sua foto (ou nas suas iniciais), no pé do menu da esquerda, e escolha Perfil.
2. Na seção Assinatura no WhatsApp, desmarque a caixa Pôr meu nome em negrito no topo das mensagens que eu mando pelas Conversas, como nos CRMs de atendimento para desligar a assinatura.
3. Para mudar o nome, escreva em Nome que aparece (até 40 letras). Vazio usa o seu nome do perfil.
4. Clique em Salvar.

Agendar uma mensagem

1. Escreva o texto no campo Mensagem, sem enviar. O ícone de relógio (Agendar pra sair mais tarde) aparece ao lado quando há texto. Ele some se você estiver respondendo uma mensagem, porque a agendada não cita.
2. Clique no relógio. No quadro Agendar esta mensagem, escolha Daqui a 1 hora, Amanhã às 9h ou Segunda às 9h, ou digite o dia e a hora em Dia e hora (horário de Brasília).
3. Confira a linha «Sai …» e clique em Agendar.
4. Para ver ou desistir, abra a faixa de agendadas que aparece acima do campo e clique em Cancelar na mensagem. O Hades confirma antes de cancelar.

A mensagem agendada sai sozinha na hora marcada, mesmo com o painel fechado. Dá para agendar de 1 minuto até 60 dias à frente, com até 20 agendadas por conversa. Ela não sai se o WhatsApp estiver desconectado na hora marcada ou se o servidor ficar fora e a hora passar de 30 minutos; a faixa marca Não saiu e o motivo. Se marcar Não sei se saiu, confira no celular antes de mandar de novo.

Pessoa ou robô do outro lado

O Hades lê o fio de cada conversa e etiqueta quem está do outro lado: Pessoa, Robô ou A confirmar. Isso serve para você não tratar como resposta de cliente o atendimento automático de uma empresa («Sou a assistente virtual…», menus, «digite o CNPJ»). A etiqueta é só uma etiqueta: o Hades não arquiva nem apaga conversa nenhuma por causa dela. Ela é atualizada em poucos minutos e, quando chega mensagem nova, pode mudar.

1. Abra a conversa e olhe o bloco Quem está do outro lado, no painel da ficha. Ele mostra a etiqueta e o motivo em uma frase (por exemplo, «Se apresentou como assistente virtual», «Conversou de ida e volta» ou «Só mandou uma resposta curta: não dá pra ter certeza»).
2. Se discordar, clique em É pessoa ou É robô. A sua escolha vale mais que a do Hades, e ele não troca depois.
3. Para devolver a decisão ao Hades, clique em Deixar automático (o botão aparece depois que você marcou).
4. Na lista, depois que o Hades classificou alguma conversa, aparecem os filtros Pessoas, Robôs e A confirmar, cada um com a contagem. As conversas de robô ganham a etiqueta Robô na lista.

A confirmar é quando o Hades não consegue ter certeza: uma resposta curta e solta, como «Sim», ou só imagem. Conversa em que o contato ainda não respondeu nada não entra nesse filtro.

Quem vê o quê

• Número da operação: o dono e os gestores sempre veem. Um vendedor só vê se o gestor marcar Vê o WhatsApp da operação na linha dele, em Equipe (menu da conta).
• Meu WhatsApp (número pessoal): só quem conectou vê. O dono e os gestores só enxergam se a pessoa marcar Compartilhar as conversas deste número com o dono e os gestores da empresa, em Integrações, na linha Meu WhatsApp. Dono e gestor não leem à força.
• O vendedor que não tem acesso à operação nem número pessoal conectado vê Nenhuma caixa de WhatsApp pra você ainda, com o caminho para conectar o dele.
• Quem enxerga uma caixa e tem o Oráculo no assento também responde por ela.

Número antigo e número desconectado

• Se o número cair, a aba mostra WhatsApp desconectado. As conversas continuam guardadas e voltam quando o número é conectado de novo.
• Depois de trocar de número, a caixa mostra só as conversas do número conectado agora; um número novo começa uma caixa própria, e as do número antigo ficam guardadas.
• Número antigo sem uso por 90 dias tem as conversas apagadas. A caixa avisa 7 dias antes, com o número, a data e a quantidade de conversas, e a forma de manter é conectar esse número de novo (Integrações → Gerenciar).

As configurações da caixa

O ícone de engrenagem no alto da lista (Configurações das Conversas) mostra o Número conectado e o Cache de mídia (o espaço que áudios, fotos e documentos ocupam; o texto não conta). Dono e gestor têm dois botões: Limpar o cache, que apaga os arquivos guardados mas deixa o texto, e Parar de mostrar conversas, que faz o Hades parar de guardar as mensagens novas do número e mantém o histórico, sem desconectar o WhatsApp.

Se não funcionou

• A aba mostra o cadeado — o plano (ou o assento) não inclui Conversas. Clique em Ver os planos ou peça a promoção do assento em Equipe.
• A caixa está vazia, com «Nenhuma conversa ainda» — o número está ligado, mas as conversas aparecem só a partir da data que a tela mostra, assim que alguém mandar mensagem ou você mandar do celular.
• «Atualização ao vivo caiu — conferindo a cada 15 s.» — a tela perdeu o canal em tempo real e passou a conferir sozinha. Nada a fazer.
• «A conexão caiu antes da resposta. Confira no celular antes de mandar de novo.» — não sei se a mensagem saiu. Confira no celular.
• O WhatsApp limitou o número para conversas novas — a tela diz para responder quem já falou com você ou esperar um pouco. É o limite do próprio WhatsApp.
• Uma conversa sumiu da lista — confira se o botão do número no alto é o certo (cada número tem a sua caixa) e se o filtro está em Todas.

O que isto não faz

• Nada é enviado sem o seu clique, a não ser a mensagem que você agendou. O Copiloto IA da ficha só sugere uma resposta (Sugerir resposta); você revisa e envia.
• Conversa não vira lead sozinha: Por que a conversa não virou lead.
• A etiqueta de robô não esconde nem apaga a conversa.
• Apagar para todos só alcança mensagens suas, e só dentro da janela de tempo que o WhatsApp permite.